Informativa sul trattamento dei dati personali e Cookies di Artsquare Italia S.r.l.

La presente informativa (l’«Informativa») descrive come Artsquare Italia S.r.l., con sede legale in Via Nicola Giustiniani 21, 82100 Benevento (BN), C.F./P.IVA 01857330623 («Artsquare Italia» o la «Società»), raccoglie, utilizza, comunica e conserva i dati personali degli utenti che interagiscono con la piattaforma digitale disponibile all’indirizzo www.artsquareitalia.com o tramite applicazioni e canali collegati (la «Piattaforma»). L’Informativa si applica a tutti coloro che visitano la Piattaforma, si registrano, partecipano alle campagne di proprietà frazionata di opere d’arte, comunicano con la Società o fruiscono dei servizi offerti.

1. Titolare del trattamento e contatti

Il titolare del trattamento è Artsquare Italia. Per qualsiasi richiesta inerente al trattamento dei dati personali o per l’esercizio dei diritti indicati nell’Informativa è possibile scrivere all’indirizzo e‑mail info.artsquareitalia@gmail.com

2. Categorie di dati personali e finalità del trattamento

2.1 Dati forniti direttamente dall’utente

Nel momento in cui l’utente crea un account o utilizza la Piattaforma, può fornire diverse categorie di dati personali:

Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, data e luogo di nascita, nazionalità, indirizzo di residenza o domicilio, indirizzo e‑mail, numero di telefono o altri recapiti utili.
Dati di identificazione: codice fiscale, copia del documento di identità, eventualmente una fotografia del volto associata al documento per verificare la corrispondenza e prevenire usi fraudolenti dell’account.
Dati di pagamento e fatturazione: coordinate bancarie o altri estremi necessari per gestire gli accrediti e i rimborsi legati all’acquisto e gestione delle quote. I pagamenti elettronici sono gestiti da fornitori specializzati; la Società non memorizza i dati completi delle carte o degli altri mezzi di pagamento.
Credenziali e informazioni sul profilo: user name, password, preferenze di utilizzo della Piattaforma, impostazioni del profilo, notifiche attivate, lingue prescelte, interessi dichiarati.
Dati relativi alle transazioni: importi versati, quote acquistate, opere d’arte selezionate, date delle operazioni, rendicontazione delle campagne, numero di quote possedute, eventuali rivendite delle quote sulla Piattaforma.
Dati derivanti dalle comunicazioni con Artsquare Italia: richieste di supporto o assistenza, domande, reclami, segnalazioni inviate tramite e‑mail, moduli online, chat o social media. Le conversazioni potrebbero essere archiviate per garantire qualità e tempestività nel servizio.

Il conferimento di questi dati è necessario per completare la registrazione, per consentire all’utente di partecipare alle campagne di proprietà frazionata e per adempiere alle obbligazioni contrattuali e amministrative derivanti dall’uso della Piattaforma.

2.2 Dati raccolti automaticamente

Durante la navigazione e l’uso dei servizi la Piattaforma raccoglie in modo automatico informazioni di natura tecnica, tra le quali:

Informazioni di dispositivo e connessione: indirizzo IP, tipo e versione del browser, modello del dispositivo, sistema operativo, identificatori unici del dispositivo, fuso orario e lingua impostata.
Dati di log e attività: orari e durata delle sessioni, pagine visitate, azioni compiute, operazioni eseguite nell’account, file scaricati e interazioni con le notifiche.
Cookie e tecnologie simili: identificatori che permettono di riconoscere il browser o il dispositivo dell’utente per analizzare l’utilizzo della Piattaforma, migliorarne le funzionalità, mantenere la sessione attiva, memorizzare preferenze e fornire contenuti personalizzati. È possibile gestire le preferenze relative ai cookie direttamente tramite le impostazioni del browser o attraverso i banner informativi presenti sulla Piattaforma.
Dati sulla posizione approssimativa: area geografica derivata dall’indirizzo IP o da altre informazioni di rete, utilizzata per adattare i contenuti al Paese di provenienza e prevenire usi impropri o frodi (ad esempio limitare l’accesso da Paesi non supportati).

2.3 Finalità del trattamento

Artsquare Italia tratta i dati personali dell’utente per finalità determinate e legittime, in particolare:

Gestione del rapporto contrattuale e dei servizi: registrare e mantenere l’account Artsquare, consentire la partecipazione alle campagne di proprietà frazionata, gestire l’acquisto, la detenzione e l’eventuale rivendita delle quote, eseguire le operazioni di accredito e rimborso, inviare conferme e documenti contrattuali.
Adempimento di obblighi di legge e amministrativi: tenere la contabilità, adempiere agli obblighi fiscali e civilistici, rispettare le disposizioni in materia di conservazione delle scritture contabili, rispondere a richieste legittime provenienti da autorità pubbliche.
Prevenzione di frodi, abusi e violazioni: verificare l’identità degli utenti, monitorare l’utilizzo della Piattaforma per individuare comportamenti anomali, tutelare i diritti della Società e degli altri utenti, garantire la sicurezza delle opere d’arte e la corretta gestione delle campagne.
Comunicazioni operative e assistenza: inviare notifiche relative allo stato degli ordini, alle campagne in corso, a eventuali cambiamenti dei servizi o aggiornamenti dell’Informativa; fornire supporto tecnico e assistenza clienti.
Marketing e comunicazioni commerciali: inviare newsletter, offerte promozionali, sondaggi e inviti a eventi relativi ai servizi di Artsquare Italia e dei suoi partner, a condizione che l’utente abbia espresso un consenso espresso e revocabile in qualsiasi momento. Le comunicazioni potranno essere personalizzate in base alle preferenze e agli interessi manifestati dall’utente.
Analisi statistiche, ricerca e miglioramento dei servizi: elaborare dati in forma aggregata e anonima per analizzare l’andamento delle campagne, capire come gli utenti utilizzano la Piattaforma, sviluppare nuove funzionalità e migliorare l’esperienza dell’utente. Quando possibile, queste analisi vengono effettuate utilizzando dati resi anonimi o pseudonimizzati.
Tutela dei diritti della Società: gestire eventuali contenziosi, recuperare crediti, prevenire usi illeciti della Piattaforma e far valere o difendere un diritto in sede giudiziale o stragiudiziale.

3. Modalità di trattamento e misure di sicurezza

I dati personali sono trattati con strumenti manuali e automatizzati, secondo procedure e logiche coerenti con le finalità sopra indicate. La Società ha adottato misure tecniche e organizzative volte a garantire un livello di sicurezza adeguato, tra cui:

Controlli di accesso e autenticazione: i dati sono accessibili solo a personale autorizzato che ha necessità di conoscerli per adempiere alle proprie mansioni; sono utilizzati sistemi di autenticazione forte e autorizzazioni basate sui ruoli.
Cifratura e pseudonimizzazione: quando opportuno, i dati sono cifrati durante la trasmissione e conservati in forma pseudonimizzata per ridurre i rischi di identificazione in caso di accesso non autorizzato.
Monitoraggio e log di sicurezza: vengono registrate le attività rilevanti sui sistemi informatici per individuare tempestivamente anomalie, tentativi di intrusione o violazioni; tali log sono conservati e analizzati periodicamente.
Backup e continuità operativa: sono previste procedure di backup regolari, piani di ripristino e test di recupero per garantire la disponibilità dei dati e dei servizi anche in caso di guasto tecnico o di incidente.
Formazione e consapevolezza del personale: la Società sensibilizza e forma i propri dipendenti e collaboratori sulle normative in materia di protezione dei dati e sulle best practice di sicurezza informatica, richiedendo la firma di specifici impegni di riservatezza.
Valutazioni di rischio periodiche: vengono condotte analisi di rischio per verificare l’efficacia delle misure di sicurezza e, se necessario, adeguarle all’evoluzione tecnologica e alle minacce emergenti.

4. Comunicazione e diffusione dei dati a terzi

Per il perseguimento delle finalità descritte la Società potrà comunicare i dati personali a soggetti terzi appartenenti alle seguenti categorie:

Fornitori di servizi ICT e hosting: società che offrono servizi di cloud computing, manutenzione dei sistemi, gestione delle banche dati, servizi di posta elettronica e invio di newsletter;
Prestatori di servizi di pagamento e istituti di moneta elettronica: enti che gestiscono i pagamenti degli utenti e i rimborsi legati all’acquisto delle quote; tali fornitori trattano i dati in qualità di titolari autonomi o responsabili del trattamento secondo la loro normativa applicabile;
Partner commerciali e tecnici: soggetti che collaborano alla gestione, alla certificazione e alla conservazione delle opere d’arte, al trasporto e alla logistica, alla verifica della loro autenticità o al monitoraggio dello stato delle opere;
Consulenti professionali: consulenti legali, fiscali, contabili o altre categorie di professionisti che assistono la Società nell’adempimento di obblighi legali o nella tutela dei propri diritti;
Piattaforme di comunicazione e marketing: fornitori di servizi di CRM, strumenti di analisi e piattaforme per l’invio di comunicazioni commerciali, utilizzati per gestire liste di contatti e personalizzare i messaggi;
Autorità pubbliche e organismi di controllo: qualora un obbligo di legge o un ordine dell’autorità imponga alla Società di comunicare i dati, o quando la comunicazione sia necessaria per accertare, esercitare o difendere un diritto della Società.

Artsquare Italia non vende né diffonde i dati personali a terzi per finalità commerciali senza il consenso dell’utente. Nel caso in cui la Società effettui trasferimenti di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo, tali trasferimenti saranno effettuati in conformità con i requisiti della normativa vigente e con l’adozione di misure di protezione adeguate.

5. Conservazione dei dati

La Società conserva i dati personali per il periodo strettamente necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti o per adempiere a obblighi legali. I principali tempi di conservazione sono i seguenti:

Dati di registrazione, transazioni e documentazione contrattuale: conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e per dieci anni dalla sua cessazione, per adempiere a obblighi civilistici, fiscali e per eventuali esigenze di difesa legale;
Dati relativi ai pagamenti e ai rimborsi: conservati per il tempo previsto dalla normativa fiscale e contabile e comunque non oltre dieci anni;
Dati raccolti per finalità di marketing: trattati fino alla revoca del consenso da parte dell’utente o, in mancanza, per un periodo massimo di ventiquattro mesi dalla loro raccolta;
Dati di profilazione e analisi comportamentale: conservati per un periodo non superiore a dodici mesi, salvo che non siano stati anonimizzati;
Log di sicurezza, registrazioni delle sessioni e dati tecnici: conservati per il periodo necessario a garantire la sicurezza dei sistemi e a prevenire frodi; di regola non superano ventiquattro mesi, salvo che la loro conservazione per un periodo più lungo sia necessaria per tutelare un diritto in sede giudiziaria.

Al termine dei periodi di conservazione, la Società provvederà alla cancellazione o alla trasformazione dei dati in forma anonima, in modo da non rendere più identificabile l’utente.

Cookie e tecnologie analoghe

6.1 Uso dei cookie nella Piattaforma
Artsquare Italia utilizza cookie e tecnologie analoghe esclusivamente per garantire il corretto funzionamento della Piattaforma e per analisi statistiche interne. I cookie vengono utilizzati solo all’interno dell’area riservata, accessibile previa autenticazione dell’utente, e non sono installati cookie di marketing o profilazione sul sito vetrina.

6.2 Cookie tecnici necessari

La Piattaforma utilizza cookie tecnici necessari per:

autenticazione dell’utente e gestione della sessione;
funzionamento delle funzionalità dell’Account Artsquare;
sicurezza delle operazioni e prevenzione di accessi non autorizzati.

Questi cookie sono indispensabili per l’utilizzo della Piattaforma e non possono essere disattivati.

6.3 Cookie analitici (Google Analytics)
All’interno della Piattaforma, Artsquare Italia utilizza Google Analytics per analisi statistiche aggregate e per comprendere l’utilizzo delle pagine riservate, al fine di migliorare l’esperienza dell’utente.
Le informazioni raccolte possono includere indirizzo IP (eventualmente anonimizzato), dati tecnici del browser, identificativi del dispositivo e log di navigazione.
Tali cookie non vengono utilizzati per finalità di profilazione.

6.4 Brevo
Artsquare Italia utilizza Brevo esclusivamente per l’invio di comunicazioni operative e newsletter.
La Piattaforma non utilizza il Brevo Tracker e non installa cookie collegati a Brevo.

6.5 Gestione dei cookie tramite browser
L’utente può gestire o disabilitare i cookie attraverso le impostazioni del proprio browser.
La disattivazione dei cookie tecnici può impedire l’accesso all’Account o il corretto funzionamento dei Servizi.

6.6 Durata dei cookie

cookie tecnici di sessione: eliminati alla chiusura del browser;
cookie analitici: possono avere durata fino a 24 mesi.

6.7 Comunicazione dei dati raccolti tramite cookie
I dati generati dai cookie possono essere trattati da:

fornitori tecnici incaricati della gestione e manutenzione della Piattaforma;
Google LLC, per l’utilizzo di Google Analytics.
Non sono previsti utilizzi per finalità commerciali o cessioni a terzi.

7. Diritti dell’utente

In relazione al trattamento dei propri dati personali, l’utente può esercitare i seguenti diritti:

Accesso: ottenere la conferma dell’esistenza dei dati e ricevere informazioni sul contenuto, l’origine e le finalità del trattamento;
Rettifica: aggiornare o correggere i dati inesatti o incompleti;
Cancellazione (diritto all’oblio): richiedere l’eliminazione dei dati nei casi previsti dalla normativa (ad esempio, quando non sono più necessari rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti o quando il consenso viene revocato);
Limitazione del trattamento: richiedere la sospensione o la limitazione del trattamento in presenza di determinate condizioni (ad esempio, contestazione dell’esattezza dei dati);
Opposizione: opporsi al trattamento per motivi legittimi, inclusa l’opposizione a comunicazioni commerciali, senza pregiudicare l’utilizzo legittimo dei dati effettuato prima dell’opposizione;
Portabilità dei dati: ricevere i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e richiedere, se tecnicamente fattibile, la trasmissione dei dati a un altro titolare;
Revoca del consenso: revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per finalità di marketing o profilazione; la revoca non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca;
Reclamo: proporre un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente del Paese di residenza o lavoro dell’utente, qualora ritenga che il trattamento dei propri dati violi la normativa applicabile.

L’utente può esercitare i propri diritti inviando una richiesta formale a info.artsquareitalia@gmail.com. La Società risponderà alle richieste in un tempo ragionevole, in ogni caso entro i termini previsti dalla normativa vigente, e potrà richiedere informazioni aggiuntive per verificare l’identità del richiedente.

8. Aggiornamenti e modifiche dell’Informativa

Artsquare Italia potrà modificare o aggiornare la presente Informativa in qualsiasi momento, per adeguarla a nuove funzionalità della Piattaforma, a evoluzioni organizzative o a cambiamenti della normativa applicabile. Le modifiche sostanziali saranno portate a conoscenza dell’utente mediante pubblicazione sulla Piattaforma, attraverso un banner informativo, o tramite invio di una comunicazione all’indirizzo e‑mail associato all’account. L’utilizzo continuato della Piattaforma dopo la pubblicazione delle modifiche costituisce accettazione delle stesse. L’utente che non desideri accettare le modifiche potrà cessare l’utilizzo della Piattaforma e richiedere la chiusura del proprio account.